PERSONVERNERKLÆRING

Behandling av personopplysninger i Forum Revisjon AS

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Forum Revisjon AS samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Her får du nærmere informasjon om hvilke personopplysninger vi typisk samler inn, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har dersom vi har personopplysninger om deg.

Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til:

Forum Revisjon AS
Postboks 24, Kristianborg – 5822 Bergen
post@forum-revisjon.no

Henvendelsen vil bli fulgt opp av vår personvernansvarlig. Du kan også rette din henvendelse til din kontaktperson hos oss.

Dato for siste endring i vår personvernerklæring er 28. september 2018.

Oversikt over personvernerklæringen

• 1 Lovgivning og bransjenormer
• 2 Når samler vi inn personopplysninger?
• 3 Behandlingsansvarlig og databehandler
• 4 Dine rettigheter
•   4.1 Innsyn
•   4.2 Sletting og retting
•   4.3 Klage
• 5 Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til
•   5.1 Oppdrag etter revisorloven
•   5.2 Oppdrag etter regnskapsførerloven
•   5.3 Oppdrag som ikke er lovregulert
•   5.4 Plikter etter hvitvaskingsloven
•   5.5 Kundekontakt og markedsføring
•   5.6 Bruk av våre nettsider
•   5.7 Medarbeidere og jobbsøkere
• 6 Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring
• 7 Overføring av personopplysninger
•   7.1 Oppbevaring i EØS
•   7.2 Overføring av personopplysninger som følge av lov
•   7.3 Vår bruk av databehandlere

1 Lovgivning og bransjenormer

Forum Revisjon AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kraven i personvernreglene. Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen. Det er også utarbeidet en atferdsnorm for behandling av personopplysninger i regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.

2 Når samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med

• utførelse av våre oppdrag, inkludert revisjonstjenester (revisjon av årsregnskap, forenklet revisorkontroll av regnskaper, andre attestasjonsoppdrag/revisorbekreftelser og avtalte kontrollhandlinger), regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag
• kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven
• kundekontakt og markedsføring
• bruk av våre nettsider www.forum-revisjon.no
• ansettelser og ansatte
  
  

3 Behandlingsansvarlig og databehandler

Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i
forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne
revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på due diligenceoppdrag,
granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag. Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for
å etterleve kravene i personvernreglene som gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger,
herunder at du får ivaretatt dine rettigheter.

I enkelte tilfeller er vi imidlertid databehandler for vår kunde. Det vil si at vi behandler dine
personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for
regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv. hvor det er vår oppdragsgiver
(behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi inngå en
databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige). Vi behandler dine
personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.

4 Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til
post@forum-revisjon.no. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Nedenfor informerer vi om hvordan vi ivaretar de rettighetene som er mest aktuelle for vår
virksomhet. Les mer om dine rettigheter etter personvernreglene på Datatilsynets nettsider.

4.1 Innsyn

Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar,
samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne
personvernerklæringen.

Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige undersøkelser for
å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne
anmodninger (personvernforordningen artikkel 12.5).

Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt,
og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet. Vi er underlagt lovbestemt
taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi behandler om deg som også gjelder
andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger som gjelder en konflikt mellom deg og din
arbeidsgiver. Da må du gå direkte til arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene.

Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre oppdrag.
Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger. Revisors vurdering skal også være
uavhengig av muligheten til innsyn, jf. også personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav e.

4.2 Sletting og retting

Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp
oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha en berettiget
interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis de er nødvendige for å forsvare oss mot
erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor
de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å få rettet
personopplysningene.

4.3 Klage

Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

5 Personopplysninger som vi samler inn og hva vi
bruker dem til

5.1 Oppdrag etter revisorloven

Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi
pålagt gjennom revisorloven og standarder for god revisjonsskikk å skaffe oss forsvarlig
dokumentasjon for våre konklusjoner i revisjonsberetninger og andre uttalelser vi avgir
(revisjonsbevis). Denne oppdragsdokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte
opplysninger. Den vil imidlertid også inneholde enkelte personopplysninger, slik som:

•  navn og stillingsbetegnelse mv. på personer som vi har innhentet opplysninger fra i
  forbindelse med oppdraget
• opplysninger om lønns- og arbeidsforhold til ansatte hos selskapet vi reviderer
• vurderinger av kompetansen og integriteten til personer som har ansvar for regnskapet eller
  andre forhold som vi skal bekrefte

Det vil også kunne inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser.

5.2 Oppdrag etter regnskapsførerloven

Vi utfører også regnskapsføreroppdrag. Da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter
regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens
regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god
regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder inkluderer
personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.

5.3 Oppdrag som ikke er lovregulert

Vi utfører også oppdrag som ikke er regulert på denne måten i revisorloven eller
regnskapsførerloven. Det inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige
myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. I den grad det er
nødvendig å samle inn personopplysninger for å utføre disse oppdragene, skal vi vurdere om kunden
har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall vil vi ikke påta oss oppdraget. På
tilsvarende måte som for revisjonsoppdrag (se ovenfor), vil det være snakk om personopplysninger
som fremgår av dokumentasjon som er nødvendig som grunnlag for våre uttalelser, rapporter o.l..

5.4 Plikter etter hvitvaskingsloven

Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre kundekontroll av alle våre kunder. I den forbindelse
skal vi bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden (på revisjonsoppdrag er det
daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer selskapet/kunden. Vi skal
registrere opplysninger om disse personene, inkludert kopi av legitimasjonsdokumenter som er
benyttet for å bekrefte identiteten.

Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og
terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner skal ha med alt vi
er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte personer. Slike
meldinger er unntatt innsyn for de involverte.

5.5 Kundekontakt og markedsføring

I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontaktopplysninger om
kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en
berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester (personvernforordningen
artikkel 6.1.f).

5.6 Bruk av våre nettsider www.forum-revisjon.no

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at vårt nettsted kan kjenne igjen din datamaskin
eller mobiltelefon. Vi bruker cookies for å samle inn besøksstatistikk på våre nettsider. For å samle
informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider og hvilke sider brukeren besøker, bruker vi
analyseverktøyet Google Analytics.

5.7 Medarbeidere og jobbsøkere

Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia, lønnsopplysninger,
evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Grunnlaget er oppfyllelse av
arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å oppfylle vår plikt til å rapportere
opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV og Skatteetaten (personvernforordningen
artikkel 6.1.c, ev. artikkel 9.2.b, jf. personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir
oppbevart så lenge medarbeideren er ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at
medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig
regnskapsmateriale, oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket.
Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.
Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått (personvernforordningen
artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil
ett år.

6 Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring

Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Sikringsmekanismene
inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i våre IT-systemer. Når materiale
som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, skal
opplysningene alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering (dette gjelder såkalte særlige
kategorier personopplysninger, fødselsnummer og personopplysninger om straffbare forhold og
lovovertredelser), eller på annen sikker måte.

Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel.

Vi er underlagt taushetsplikt etter revisorloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i
forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra
taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov.
Etter revisorloven og forskrift til revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en ordnet
og betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven
skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter som er benyttet til kundekontroll eller undersøkelse
av mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven i fem år etter at kundeforholdet eller
transaksjonen er avsluttet. Vi vil slette personopplysninger innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde dokumentasjonen som inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav
eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av revisorloven, gjør vi
det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig. Personopplysningene slettes normalt
fem år etter at oppdraget er avsluttet.

7 Overføring av personopplysninger

7.1 Oppbevaring i EØS

Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land. Det
samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter kun databehandlere som
oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land.

For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre
personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-land eller et land
godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard personvernbestemmelser
vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et konsern eller gruppe av foretak eller
til noen som er bundet av Privacy Shield (USA).

7.2 Overføring av personopplysninger som følge av lov

• Finanstilsynet har tilgang til vår dokumentasjon i forbindelse med tilsyn
• Revisorer eller regnskapsførere som utfører kvalitetskontroll hos oss, har tilgang til vår
  dokumentasjon
• Rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim, se punkt 5.4
• Politiet kan i visse tilfeller gis tilgang til dokumentasjonen vår
• Dersom det gjennomføres bokettersyn hos en kunde, kan vi bli pålagt å overføre informasjon
  til skattemyndighetene som kan inneholde personopplysninger
• Vi kan ha plikt til å gi informasjon som kan inneholde personopplysninger til gjeldsnemnd,
  konkursbo eller bobestyrer i forbindelse med gjeldsforhandling eller konkurs
• Hvis vi blir innkalt som vitne i en rettsak, har vi alminnelig vitneplikt
  Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt
  taushetsplikt.

7.3 Vår bruk av databehandlere

Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det
inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi har
databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av
oss.